Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist die orquentavio GmbH mit Sitz in der Hollenbergstraße 3, 47137 Duisburg, Deutschland. Als Anbieter von Projektbudget-Management-Lösungen nehmen wir den Schutz Ihrer Daten sehr ernst und halten uns strikt an die Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG).

2. Arten der verarbeiteten Daten

Kontakt- und Registrierungsdaten

Bei der Nutzung unserer Dienstleistungen erfassen wir verschiedene Kategorien personenbezogener Daten. Dazu gehören grundlegende Kontaktinformationen wie Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer und Postanschrift. Diese Daten werden hauptsächlich bei der Registrierung für unsere Budgetmanagement-Tools oder bei direkten Anfragen erhoben.

Nutzungs- und Projektdaten

Während der Nutzung unserer Plattform sammeln wir Informationen über Ihre Projektaktivitäten, Budgetplanungen und Interaktionen mit unserem System. Diese Daten sind essentiell für die Bereitstellung unserer Dienstleistungen und umfassen Projektbezeichnungen, Budgetallokationen, Zeitstempel von Aktivitäten sowie technische Protokolldaten.

• IP-Adressen und Browser-Informationen für technische Funktionalität
• Projekt- und Budgetdaten zur Dienstleistungserbringung
• Kommunikationsdaten aus Support-Anfragen
• Zahlungsinformationen für Abrechnungszwecke
• Nutzungsstatistiken zur Systemoptimierung

3. Zwecke der Datenverarbeitung

Ihre Daten werden ausschließlich für legitime Geschäftszwecke verwendet. Die Hauptverwendung liegt in der Bereitstellung unserer Budgetmanagement-Tools, der Kundenbetreuung und der kontinuierlichen Verbesserung unserer Dienstleistungen. Wir nutzen gesammelte Informationen auch für interne Analysen, um die Benutzerfreundlichkeit zu optimieren und neue Funktionen zu entwickeln.

Zusätzlich verwenden wir Ihre Daten für die Kommunikation über Service-Updates, wichtige Kontoänderungen und gelegentliche Informationen über neue Funktionen, die für Ihre Projektmanagement-Aktivitäten relevant sein könnten. Marketing-Kommunikation erfolgt nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung.

4. Ihre Rechte als Betroffener

Ausübung Ihrer Rechte

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns schriftlich unter der unten angegebenen Adresse oder per E-Mail. Wir benötigen eine eindeutige Identifikation Ihrer Person, um Missbrauch zu verhindern. Bei berechtigten Anfragen erfolgt die Bearbeitung kostenlos und zeitnah. In komplexen Fällen kann sich die Bearbeitungszeit auf bis zu drei Monate verlängern, worüber wir Sie entsprechend informieren.

5. Datensicherheit und Schutzmaßnahmen

Die Sicherheit Ihrer Daten hat für uns höchste Priorität. Wir setzen moderne technische und organisatorische Maßnahmen ein, um Ihre Informationen vor unbefugtem Zugriff, Verlust oder Missbrauch zu schützen. Dazu gehören Verschlüsselungstechnologien, sichere Übertragungsprotokolle und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen unserer Systeme.

Unsere Mitarbeiter sind zur Vertraulichkeit verpflichtet und werden regelmäßig im Datenschutz geschult. Der Zugang zu personenbezogenen Daten ist streng limitiert und erfolgt nur auf Basis des Need-to-know-Prinzips. Externe Dienstleister werden sorgfältig ausgewählt und vertraglich zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet.

6. Speicherdauer und Löschung

Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Verarbeitungszwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungsfristen bestehen. Kontaktdaten aktiver Kunden werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung plus drei Jahre aufbewahrt. Projektdaten können zur Gewährleistung der Systemfunktionalität länger gespeichert werden, jedoch maximal sieben Jahre.

Nach Ablauf der Speicherfristen werden Daten automatisch gelöscht oder anonymisiert. Bei vorzeitiger Kündigung Ihres Accounts werden persönliche Daten binnen 90 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Backup-Daten in unseren Sicherheitssystemen werden spätestens nach zwölf Monaten überschrieben.

• Vertragsdaten: Dauer der Geschäftsbeziehung plus 6 Jahre
• Projektinformationen: Maximal 7 Jahre nach Projektabschluss
• Support-Kommunikation: 3 Jahre nach letztem Kontakt
• Marketing-Daten: Bis zum Widerruf der Einwilligung
• Protokolldaten: 12 Monate für Systemsicherheit

7. Weitergabe von Daten

Grundsätzlich geben wir Ihre personenbezogenen Daten nicht an Dritte weiter. Ausnahmen bestehen nur in wenigen, klar definierten Fällen: bei gesetzlicher Verpflichtung, mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung oder zur Erfüllung vertraglicher Verpflichtungen durch vertrauenswürdige Servicepartner.

Auftragsverarbeiter

Für bestimmte technische Dienstleistungen arbeiten wir mit sorgfältig ausgewählten Auftragsverarbeitern zusammen. Diese sind vertraglich verpflichtet, Ihre Daten nur in unserem Auftrag und nach unseren Weisungen zu verarbeiten. Alle Auftragsverarbeiter müssen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten nachweisen.

Bei Datenübertragungen in Länder außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums stellen wir durch geeignete Garantien sicher, dass ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Dies erfolgt typischerweise durch EU-Standardvertragsklauseln oder andere von der EU-Kommission anerkannte Mechanismen.

8. Cookies und Tracking-Technologien

Unsere Website verwendet Cookies und ähnliche Technologien, um die Funktionalität zu gewährleisten und Ihre Nutzererfahrung zu verbessern. Technisch notwendige Cookies werden automatisch gesetzt, während andere Cookies nur mit Ihrer Einwilligung verwendet werden.

Sie können Ihre Cookie-Einstellungen jederzeit in Ihrem Browser anpassen oder über unser Cookie-Banner verwalten. Die Deaktivierung bestimmter Cookies kann jedoch die Funktionalität unserer Website einschränken. Detaillierte Informationen zu verwendeten Cookies finden Sie in unserer separaten Cookie-Richtlinie.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung kann aufgrund von Änderungen unserer Dienstleistungen, rechtlichen Anforderungen oder anderen wichtigen Gründen angepasst werden. Wesentliche Änderungen werden wir Ihnen per E-Mail mitteilen oder prominent auf unserer Website ankündigen.

Wir empfehlen Ihnen, diese Seite regelmäßig zu besuchen, um über aktuelle Entwicklungen informiert zu bleiben. Das Datum der letzten Aktualisierung finden Sie am Anfang dieser Erklärung. Durch die weitere Nutzung unserer Dienstleistungen nach einer Änderung stimmen Sie der aktualisierten Datenschutzerklärung zu.